zakelijke hulp
Deze lijst met veel voorkomende vragen is opgesteld door de
juristen van de BNO. Daar de meesten van ons een vrij beroep
beoefenen, raden we als Ambassade iedereen aan om lid van de BNO te
worden om enigszins bescherming te genieten.
• Is er een salarisrichtlijn voor ontwerpers?
• Is er een CAO voor ontwerpers?
• Wie betaalt de bijscholing?
• Is een concurrentiebeding in een arbeidscontract geldig?
• Moet ik als beginnend ontwerper een BTW-nummer aanvragen?
• Moet ik me als zelfstandig ontwerper inschrijven bij de Kamer van Koophandel?
• Welke verzekeringen moet ik als zelfstandig ontwerper afsluiten?
• Moet ik betalen voor muziek op de werkplek (SENA)?
• Moet ik betalen voor het maken van kopieën op de werkplek (St. Reprorecht)?
• Moet ik algemene voorwaarden gebruiken?
• Wat is een geheimhoudingsverklaring?
• Hoe bereken ik mijn honorarium?
• Kan ik voor een opdracht ook betaald worden door middel van royalty's?
• Welk royaltypercentage kan ik vragen?
• In hoeverre is een ontwerper gebonden aan de briefing van een opdrachtgever?
• Moet meerwerk bij een opdracht altijd worden betaald?
• Hoe voorkom ik misverstanden over kleurenproeven met de opdrachtgever?
• Zijn mondelinge afspraken met klanten geldig?
• Wat kan ik doen als een klant niet betaalt?
• Waar of hoe vind ik een goede boekhouder?
Is er een salarisrichtlijn voor ontwerpers?
Ja. De salarisrichtlijnen van de BNO zijn voor niet-leden tegen betaling van €19,- (incl. BTW en verzendkosten) te bestellen via bno@bno.nl. Voor leden zijn de salarisrichtlijnen gratis. Als je gaat solliciteren bij een bij de BNO aangesloten ontwerpbureau kun je wellicht inzage krijgen in het exemplaar van het betreffende bureau.
Is er een CAO voor ontwerpers?
Nee, de ontwerpbranche heeft geen eigen CAO. De BNO kent wel salarisrichtlijnen voor ontwerpbureaus. Deze worden veel gebruikt, ook door niet-BNO-leden. In de richtlijnen zijn 28 functies opgenomen die op ontwerpbureaus voorkomen. De richtlijnen geven salarisindicaties voor de functies.
Daarnaast wordt een aantal secundaire arbeidsvoorwaarden genoemd. Vooral omdat ontwerpbureaus variëren in omvang – van één werknemer tot bijvoorbeeld 100 werknemers – is moeilijk een vaste regel te geven voor secundaire arbeidsvoorwaarden.
Bij het opstellen en de jaarlijkse aanpassing van de richtlijnen wordt gekeken naar trends in de branche, CAO’s van andere branches zoals de architecten CAO en grafische CAO (resp. van de BNA en de KVGO).
Wie betaalt de bijscholing?
Wanneer een werknemer een cursus of vervolgopleiding gaat volgen, komen daar natuurlijk kosten bij kijken. Wettelijk is hierover niets geregeld, dus zal in goed overleg iets moeten worden afgesproken.
Wanneer de studie in het belang is van het werk, zal de werkgever over het algemeen de kosten daarvoor dragen. Overigens kan de werkgever vaak aanspraak maken op een fiscale tegemoetkoming voor scholing.
Ook de reis- en eventuele andere bijkomende kosten komen normaal gesproken voor rekening van de werkgever. Moeilijker wordt het, wanneer de werknemer (kort) na de opleiding besluit elders te gaan werken.
De BNO adviseert om bij uitdiensttreding binnen een jaar na voltooiing van de opleiding 75% van de opleidingskosten voor rekening van de werknemer te laten zijn. Bij vertrek binnen twee jaar wordt geadviseerd om 50% voor rekening van werkgever te laten en 50% te laten terug betalen door de werknemer.
Natuurlijk is dit niet van toepassing wanneer de werknemer gedwongen vertrekt. Leg in elk geval de voorwaarden waaronder de opleiding gevolgd gaat worden van tevoren vast in een opleidingsovereenkomst.
Is een concurrentiebeding in een arbeidscontract geldig?
In veel arbeidsovereenkomsten wordt een concurrentiebeding opgenomen. Met zo’n beding kan een werkgever verhinderen dat een werknemer tijdens of na zijn dienstverband ten onrechte gebruik maakt van kennis en ervaring die bij de werkgever is opgedaan.
Je ziet vaak dat zo’n concurrentiebeding veel te beperkend is voor de werknemer. Rechters willen zo’n beding nog wel eens niet accepteren. De BNO gaat er in zijn standaardcontracten vanuit dat een werknemer na zijn dienstverband gedurende een half jaar niet voor klanten van zijn ex-werkgever mag werken.
Moet ik als beginnend ontwerper een BTW-nummer aanvragen?
Ja, als je als zelfstandig ontwerper opdrachten wilt aannemen, is het verstandig meteen een BTW-nummer aan te vragen. Alleen wanneer je slechts een paar kleine opdrachten doet per jaar (en dus weinig investeringen zult doen in je eigen bedrijf), en daarnaast bijvoorbeeld in loondienst werkt, hoef je dat niet te doen. In principe werkt de BTW zo, dat het ‘vestzak-broekzak’ is: je verdient er niks aan.
Maar als beginnend ontwerper, met relatief veel investeringen en weinig inkomsten, kan het voorkomen dat je meer BTW ‘terugkrijgt’ dan dat je af moet dragen. Je kunt ook de BTW van investeringen terugkrijgen, die je doet voordat je je eerste opdracht hebt.
Daarom is het van belang - ook voordat je een officieel BTW-nummer hebt gekregen - om alle facturen en bonnen te bewaren van deze kosten. Ook deze BTW kan, zelfs enige maanden later nog, worden teruggevraagd.
Moet ik me als zelfstandig ontwerper inschrijven bij de Kamer van Koophandel?
Met ingang van 1 juli 2008 is elke ondernemer - dus ook de vrije beroepsbeoefenaar - verplicht zich in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te laten inschrijven, zo ook de ontwerpers. Let er op dat in de omschrijving het 'ontwerpen' als de voornaamste activiteit wordt benoemd.
Welke verzekeringen moet ik als zelfstandig ontwerper afsluiten?
Voordat je kunt bepalen welke verzekeringen je af wilt sluiten, dien je eerst in kaart te brengen welke risico's je bedrijf loopt. Daarna kun je bepalen welke van die risico's je voor eigen rekening wilt nemen en welke je door middel van een verzekering wilt afdekken. Hieronder volgen de meest gangbare verzekeringen voor ontwerpers en ontwerpbureaus.
Met betrekking tot een aantal verzekeringen heeft de BNO een (kortings)afspraak gemaakt met verzekeraars, waarvan leden gebruik kunnen maken. Achter die verzekeringen staat een sterretje*.
Brandverzekering
Een brandverzekering (= gebouwen- en glasverzekering en inventaris- en goederenverzekering) omvat doorgaans niet alleen brandschade, maar ook schade als gevolg van storm, water en inbraak.
Computerverzekering
Een uitgebreide computerverzekering dekt de directe schade, extra kosten en dataverlies als gevolg van bijvoorbeeld diefstal, verkeerde bediening van de apparatuur, eigen gebrek en virussen.
Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering *
Het zakelijk equivalent van de particuliere WA-verzekering. Normaal gesproken dekt de verzekering aan derden toegebrachte schade door de werknemers, producten, productiemiddelen en gebouwen.
Beroepsaansprakelijkheidsverzekering *
Deze verzekering voorziet in een dekking voor fouten en nalatigheden in de bedrijfsuitoefening.
Productaansprakelijkheidsverzekering
Producenten zijn aansprakelijk voor schade veroorzaakt door hen in het verkeer gebrachte artikelen. Een producent kan, als er een ontwerpfout gemaakt is, op zijn beurt bij de ontwerper aankloppen.
Autoverzekering
Als je in het bezit bent van een auto is de WA-verzekering verplicht. Daarnaast kun je de verzekering uitbreiden voor schade aan je eigen voertuig, zoals de all-risks verzekering en de cascodekking en met een ongevallenverzekering voor inzittenden.
Transportverzekering
Soms van belang, denk bijvoorbeeld aan tentoonstellingsmateriaal.
Zorgverzekering *
Met betrekking tot een aantal verzekeringen heeft de BNO een (kortings)afspraak gemaakt met verzekeraars, waarvan leden gebruik kunnen maken. Achter die verzekeringen staat een sterretje*
Ziekengeldverzekering *
Van belang voor degenen die werknemers hebben, omdat zij zieke werknemers wettelijk verplicht zijn minimaal 70% van het salaris door te betalen.
Inkomensverzekeringen *
De wensen en behoeften die bepalend zijn voor de inkomensverzekeringen kunnen uiteenlopen. Vaak wordt een combinatie gezocht tussen een arbeidsongeschiktheidsverzekering en een pensioen of een lijfrente.
Moet ik betalen voor muziek op de werkplek (SENA)?
De Stichting Sena (Stichting ter Exploitatie van Naburige Rechten) incasseert vergoedingen voor de uitvoerende artiesten en producenten. Deze vergoeding is wettelijk verschuldigd zodra muziek in het openbaar ten gehore wordt gebracht. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om muziek via de radio of van (zelf aangeschafte) CD's.
Navraag bij Sena leert dat als vuistregel voor 'in het openbaar ten gehore brengen' geldt dat er drie of meer personen naar de muziek kunnen luisteren. Werk je dus met minder dan drie personen, of werk je met een walkman op, dan kun je op het formulier aangeven dat er binnen je bedrijf geen muziek ten gehore wordt gebracht.
De BNO heeft geen collectieve regeling met Sena afgesloten. Ondernemers dienen zelf opgave te doen, ook degenen die geen formulier toegestuurd gekregen hebben! Voor meer informatie kijk op de website van www.sena.nl>Sena of bel hun speciale telefoonnummer (070-4528408).
Moet ik betalen voor het maken van kopieën op de werkplek (St. Reprorecht)?
Ondernemingen zijn sinds 2003 verplicht een vergoeding te betalen voor het kopiëren van auteursrechtelijk beschermd materiaal. De Stichting Reprorecht is de instantie die de vergoedingen incasseert.
Nadat in eerste instantie absurd hoge rekeningen werden verstuurd, is in maart 2004 na overleg tussen de Stichting Reprorecht en verschillende brancheorganisaties een regeling tot stand gekomen, waarbij vaste vergoedingen in rekening worden gebracht op basis van de omvang van de onderneming en indeling in een bepaalde branche.
Indien een onderneming of de Stichting aannemelijk maakt dat het aantal kopieën niet in verhouding staat tot de categorie waarin een onderneming is ingedeeld, kan een individuele regeling getroffen worden.
Alleen als je onderneming verkeerd is ingedeeld of als er echt geen kopieerapparaat aanwezig is, is bezwaar maken mogelijk. Kijk hiervoor op de website van de Stichting Reprorecht, daar vind je de indeling, een toelichting wat onder 'kopieerapparaat' wordt verstaan en een link naar een bezwaar formulier. Mocht je daar niet uitkomen, neem dan contact op met de Stichting Reprorecht. Zie www.reprorecht.nl.
Moet ik algemene voorwaarden gebruiken?
Je moet niks. Je kunt in principe mondeling een afspraak maken met je opdrachtgever, en daarmee basta. Maar het is wel verstandig om voorwaarden te gebruiken, en om een schriftelijke overeenkomst (ondertekende offerte) te sluiten voor je met de opdracht begint.
In de algemene voorwaarden regel je alle zaken die je niet expliciet in de offerte hebt opgenomen. Daarbij kun je denken aan betalingsregelingen, aansprakelijkheid en auteursrechtelijke afspraken.
Algemene voorwaarden gelden overigens alleen wanneer ze mee worden gestuurd met de offerte. Ernaar verwijzen in de offerte of op het briefpapier is in principe onvoldoende.
De BNO heeft eigen algemene voorwaarden, die door de leden kunnen worden gebruikt. Ze kunnen worden gedownload via deze website Algemene Voorwaarden). Niet-leden kunnen hun eigen voorwaarden wel baseren op die van de BNO, maar er geen rechtstreeks gebruik van maken, en er niet naar verwijzen. Bij de Kamer van Koophandel is het ook mogelijk om voorwaarden te bestellen voor eigen gebruik.
Wat is een geheimhoudingsverklaring?
Ideeën en concepten zijn auteursrechtelijk niet beschermd. Het uitgangspunt van een geheimhoudingsverklaring is dat voorafgaand aan het presenteren van een idee/concept de potentiële klant geheimhouding garandeert. Daarbij gaat het doorgaans om de garantie dat de klant het idee of concept niet zonder toestemming van de ontwerper zal gebruiken.
Als een ontwerper op eigen initiatief (dus niet in opdracht) een klant benadert, kan het verstandig zijn om een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen. Leden kunnen bij de BNO een concept-geheimhoudingsovereenkomst opvragen.
Hoe bereken ik mijn honorarium?
Veel beginnende ontwerpers vinden het lastig om de hoogte van het honorarium te bepalen. Je wilt niet te veel vragen en ook niet te weinig. Vragen over je honorarium krijg je bijna altijd, wees dus voorbereid. De meest gebruikte formule voor het berekenen van je honorarium is het aantal uren te vermenigvuldigen met je uurtarief.
Er is geen standaard-honorarium en er zijn geen standaard-uurtarieven. Een uurtarief is vaak afhankelijk van je opleidingsniveau, portfolio, werkervaring, stages, aard van de opdrachtgever, etc. Indien de opdrachtgever de opdracht tussentijds wil aanpassen laat hem dan direct weten welke gevolgen dit heeft voor het honorarium.
Kan ik voor een opdracht ook betaald worden door middel van royalty's?
Betaald worden door middel van royalties, betekent dat de ontwerper risico draagt wat betreft de mate van succes van een bepaald product. Met name industrieel ontwerpers en kinderboek-illustratoren bedienen zich vaker van deze constructie.
Een royalty vindt vaak plaats in de vorm van een percentage van de verkoopprijs, bijvoorbeeld 10%. De BNO raadt (zeker in opdrachtsituaties) aan om naast royalties altijd een vast bedrag af te spreken. Dat kan een honorarium zijn of een niet-terugvorderbaar voorschot.
Welk royaltypercentage kan ik vragen?
Bij het verstrekken van een licentie of een overdracht van rechten kan in plaats van een eenmalige vergoeding ook een royaltyvergoeding overeengekomen worden. Dit is vaak het geval wanneer het succes van het product nog niet zeker is.
De royaltyvergoeding bestaat vaak uit een niet-terugvorderbaar voorschot en een percentage van de opbrengst van de verkoop per product. Zowel het percentage als het bedrag waarover het percentage wordt berekend is het resultaat van onderhandelingen met de licentienemer/producent.
Er zijn geen standaard-percentages. Deze kunnen afhangen van verschillende factoren, zoals de verwachtingen ten aanzien van de productiekosten of investeringen, de afzetperiode en -gebieden, de verkoopprijs en te verkopen aantallen.
Het bedrag waarover de royaltyvergoeding wordt berekend kan ook verschillen, bijvoorbeeld de prijs-af-fabriek, de consumentenverkoopprijs of een vast bedrag. BNO-leden kunnen gebruik maken van een voorbeeld royaltyovereenkomst.
In hoeverre is een ontwerper gebonden aan de briefing van een opdrachtgever?
Een interessante vraag, omdat menig ontwerper het als zijn verantwoordelijkheid ziet om de opdrachtgever ‘verder’ te laten kijken dan de briefing. De gedachte daarbij is dat de ontwerper vanuit zijn expertise opossingen kan aandragen waar de opdrachtgever zelf niet aan zou denken.
In die zin kan het inderdaad heel zinvol zijn als de ontwerper buiten de briefing om voorstellen doet. Toch dient een ontwerper zich te realiseren dat de briefing niet zomaar terzijde geschoven kan worden. Hiermee doel ik niet zozeer op de mogelijke (en zeker niet denkbeeldige!) irritaties bij de opdrachtgever. Veelal worden vooral de juridische consequenties onderschat.
Normaal gesproken is de briefing immers een onderdeel van de opdracht. Als de ontwerper nu allerlei zelfstandige voorstellen doet, waarna de opdrachtgever te kennen geeft de briefing toch te willen volgen, dan is de opdrachtgever strikt genomen niet gehouden de uren van de ontwerper te voldoen. Doet een ontwerper dus voorstellen die buiten de briefing om gaan, dan doet hij dat voor eigen risico.
Moet meerwerk bij een opdracht altijd worden betaald?
Het komt regelmatig voor dat een ontwerper bij een opdracht veel meer werk dient te verrichten dan vooraf is voorzien. Dat kan verschillende oorzaken hebben. De opdrachtgever kan andere wensen hebben gekregen of materiaal veel te laat hebben aangeleverd.
Ook kan de opdrachtgever veel meer presentaties verlangen dan ‘normaal’ is in zo’n situatie. Aan de andere kant komt het ook vaak voor dat een ontwerper gewoon veel meer tijd in een opdracht steekt, omdat hij het vooraf verkeerd heeft ingeschat.
De basisregel in dit soort situaties is dat degene die er verantwoordelijk voor is dat er meer werk moet worden verricht, ook de kosten voor het meerwerk moet dragen. Als ontwerper dient men, als men voorziet dat er meerwerk voor rekening van de opdrachtgever aankomt, de opdrachtgever hiervan wel op de hoogte te brengen.
Spreek ook goed af wat precies de bedoeling is van een opdracht en hoeveel besprekingen/presentaties er aan een opdracht zijn verbonden.
Hoe voorkom ik misverstanden over kleurenproeven met de opdrachtgever?
Je kunt met de opdrachtgever afspreken dat hij de laatste modellen, prototypes of proeven van het ontwerp zal controleren en goedkeuren, voordat tot productie, verveelvoudiging of openbaarmaking wordt overgegaan.
In de BNO-leveringsvoorwaarden is dit expliciet opgenomen. Het is wel belangrijk dat de opdrachtgever weet waar hij zijn goedkeuring aan verleent. Daarom is het verstandig op de print zelf de volgende tekst toe te voegen: 'De afgebeelde kleuren gelden als indicatie en kunnen afwijken van de kleuren in het (eind)resultaat. Aan dit voorbeeld kunnen geen rechten worden ontleend.'
Zijn mondelinge afspraken met klanten geldig?
In beginsel zijn mondelinge afspraken net zo bindend als overeenkomsten die op schrift zijn gesteld. Wel zijn mondelinge afspraken vaak moeilijker te bewijzen en is de kans op misverstanden groter.
Het verdient dan ook aanbeveling om afspraken schriftelijk vast te leggen, zeker als het om relevante bedragen gaat. In hoeverre een bedrag relevant is, hangt af van de specifieke omstandigheden. Voor een beginnend ontwerper kan 500 euro een aanzienlijk bedrag zijn, terwijl dit voor een groter bureau veel minder relevant is.
Let er wel op dat in sommige contracten is opgenomen dat slechts schriftelijk van de afspraken kan worden afgeweken. In die gevallen is het natuurlijk verstandig om afwijkingen op de overeenkomst wel schriftelijk vast te leggen.
Wat kan ik doen als een klant niet betaalt?
Hoe goed je je zaken ook regelt, de kans is groot dat je een keer stuit op een wanbetaler. Het hangt van de situatie af wat de beste benadering is. Eerst zou men de klant moeten benaderen, waarbij de toon gaandeweg wat dwingender kan worden. Als men te maken heeft met een ‘echte’ wanbetaler, dan kan men kiezen tussen een incassobureau, deurwaarden of advocaat. Een incassobureau is vaak niet geschikt voor ontwerpers, omdat hun vorderingen vaak niet standaard zijn en incassobureaus zaken juist standaard afhandelen.
Heeft men een ‘simpele’ vordering, dan kan men het beste gewoon een deurwaarder uit de buurt nemen. Een deurwaarder kan goed zijn voor een kleinere vordering, maar de deskundigheid m.b.t. het auteursrecht en andere specifieke problemen van de ontwerpbranche laat vaak te wensen over. Voor ingewikkeldere of grotere vorderingen kan beter een advocaat in de arm genomen worden.
Waar of hoe vind ik een goede boekhouder?
De BNO heeft geen database van geschikte boekhouders en accountants. Dat zou gezien de spreiding van onze leden over heel Nederland geen doen zijn. Ons advies luidt om allereerst in eigen (professionele) kring te informeren naar goede ervaringen. Levert dat niets op, handel dan als volgt: Maak een checklist van zaken die je van je boekhouder / administratiekantoor verwacht. Daarop moeten tenminste de volgende zaken:
• opstellen jaarstukken
• aangifte Inkomsten belasting
• verwerken administratie in boekhouding
• vraagstukken BTW
• motivatie
• prijsstelling
• serviceniveau
• transparantie
Vraag daarbij een prijsindicatie voor de vaste jaarlijkse componenten die jij gaat afnemen (met +/- 10% marge) en de condities voor meerwerk. Stuur of mail deze checklist aan aanbieders van deze dienst in de buurt van je werkplek. Op basis van de reacties die je terugkrijgt kun je met een paar gegadigden gaan praten.
Maak je keuze op basis van de meest gunstige combinatie van prijs en kwaliteit van de dienstverlening. Belangrijk: beding dat jouw administratie jouw eigendom is waarover je op elk door jou gewenst moment kan beschikken. En ga in beginsel geen lange termijn verbintenissen aan.
• Is er een salarisrichtlijn voor ontwerpers?
• Is er een CAO voor ontwerpers?
• Wie betaalt de bijscholing?
• Is een concurrentiebeding in een arbeidscontract geldig?
• Moet ik als beginnend ontwerper een BTW-nummer aanvragen?
• Moet ik me als zelfstandig ontwerper inschrijven bij de Kamer van Koophandel?
• Welke verzekeringen moet ik als zelfstandig ontwerper afsluiten?
• Moet ik betalen voor muziek op de werkplek (SENA)?
• Moet ik betalen voor het maken van kopieën op de werkplek (St. Reprorecht)?
• Moet ik algemene voorwaarden gebruiken?
• Wat is een geheimhoudingsverklaring?
• Hoe bereken ik mijn honorarium?
• Kan ik voor een opdracht ook betaald worden door middel van royalty's?
• Welk royaltypercentage kan ik vragen?
• In hoeverre is een ontwerper gebonden aan de briefing van een opdrachtgever?
• Moet meerwerk bij een opdracht altijd worden betaald?
• Hoe voorkom ik misverstanden over kleurenproeven met de opdrachtgever?
• Zijn mondelinge afspraken met klanten geldig?
• Wat kan ik doen als een klant niet betaalt?
• Waar of hoe vind ik een goede boekhouder?
Is er een salarisrichtlijn voor ontwerpers?
Ja. De salarisrichtlijnen van de BNO zijn voor niet-leden tegen betaling van €19,- (incl. BTW en verzendkosten) te bestellen via bno@bno.nl. Voor leden zijn de salarisrichtlijnen gratis. Als je gaat solliciteren bij een bij de BNO aangesloten ontwerpbureau kun je wellicht inzage krijgen in het exemplaar van het betreffende bureau.
Is er een CAO voor ontwerpers?
Nee, de ontwerpbranche heeft geen eigen CAO. De BNO kent wel salarisrichtlijnen voor ontwerpbureaus. Deze worden veel gebruikt, ook door niet-BNO-leden. In de richtlijnen zijn 28 functies opgenomen die op ontwerpbureaus voorkomen. De richtlijnen geven salarisindicaties voor de functies.
Daarnaast wordt een aantal secundaire arbeidsvoorwaarden genoemd. Vooral omdat ontwerpbureaus variëren in omvang – van één werknemer tot bijvoorbeeld 100 werknemers – is moeilijk een vaste regel te geven voor secundaire arbeidsvoorwaarden.
Bij het opstellen en de jaarlijkse aanpassing van de richtlijnen wordt gekeken naar trends in de branche, CAO’s van andere branches zoals de architecten CAO en grafische CAO (resp. van de BNA en de KVGO).
Wie betaalt de bijscholing?
Wanneer een werknemer een cursus of vervolgopleiding gaat volgen, komen daar natuurlijk kosten bij kijken. Wettelijk is hierover niets geregeld, dus zal in goed overleg iets moeten worden afgesproken.
Wanneer de studie in het belang is van het werk, zal de werkgever over het algemeen de kosten daarvoor dragen. Overigens kan de werkgever vaak aanspraak maken op een fiscale tegemoetkoming voor scholing.
Ook de reis- en eventuele andere bijkomende kosten komen normaal gesproken voor rekening van de werkgever. Moeilijker wordt het, wanneer de werknemer (kort) na de opleiding besluit elders te gaan werken.
De BNO adviseert om bij uitdiensttreding binnen een jaar na voltooiing van de opleiding 75% van de opleidingskosten voor rekening van de werknemer te laten zijn. Bij vertrek binnen twee jaar wordt geadviseerd om 50% voor rekening van werkgever te laten en 50% te laten terug betalen door de werknemer.
Natuurlijk is dit niet van toepassing wanneer de werknemer gedwongen vertrekt. Leg in elk geval de voorwaarden waaronder de opleiding gevolgd gaat worden van tevoren vast in een opleidingsovereenkomst.
Is een concurrentiebeding in een arbeidscontract geldig?
In veel arbeidsovereenkomsten wordt een concurrentiebeding opgenomen. Met zo’n beding kan een werkgever verhinderen dat een werknemer tijdens of na zijn dienstverband ten onrechte gebruik maakt van kennis en ervaring die bij de werkgever is opgedaan.
Je ziet vaak dat zo’n concurrentiebeding veel te beperkend is voor de werknemer. Rechters willen zo’n beding nog wel eens niet accepteren. De BNO gaat er in zijn standaardcontracten vanuit dat een werknemer na zijn dienstverband gedurende een half jaar niet voor klanten van zijn ex-werkgever mag werken.
Moet ik als beginnend ontwerper een BTW-nummer aanvragen?
Ja, als je als zelfstandig ontwerper opdrachten wilt aannemen, is het verstandig meteen een BTW-nummer aan te vragen. Alleen wanneer je slechts een paar kleine opdrachten doet per jaar (en dus weinig investeringen zult doen in je eigen bedrijf), en daarnaast bijvoorbeeld in loondienst werkt, hoef je dat niet te doen. In principe werkt de BTW zo, dat het ‘vestzak-broekzak’ is: je verdient er niks aan.
Maar als beginnend ontwerper, met relatief veel investeringen en weinig inkomsten, kan het voorkomen dat je meer BTW ‘terugkrijgt’ dan dat je af moet dragen. Je kunt ook de BTW van investeringen terugkrijgen, die je doet voordat je je eerste opdracht hebt.
Daarom is het van belang - ook voordat je een officieel BTW-nummer hebt gekregen - om alle facturen en bonnen te bewaren van deze kosten. Ook deze BTW kan, zelfs enige maanden later nog, worden teruggevraagd.
Moet ik me als zelfstandig ontwerper inschrijven bij de Kamer van Koophandel?
Met ingang van 1 juli 2008 is elke ondernemer - dus ook de vrije beroepsbeoefenaar - verplicht zich in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te laten inschrijven, zo ook de ontwerpers. Let er op dat in de omschrijving het 'ontwerpen' als de voornaamste activiteit wordt benoemd.
Welke verzekeringen moet ik als zelfstandig ontwerper afsluiten?
Voordat je kunt bepalen welke verzekeringen je af wilt sluiten, dien je eerst in kaart te brengen welke risico's je bedrijf loopt. Daarna kun je bepalen welke van die risico's je voor eigen rekening wilt nemen en welke je door middel van een verzekering wilt afdekken. Hieronder volgen de meest gangbare verzekeringen voor ontwerpers en ontwerpbureaus.
Met betrekking tot een aantal verzekeringen heeft de BNO een (kortings)afspraak gemaakt met verzekeraars, waarvan leden gebruik kunnen maken. Achter die verzekeringen staat een sterretje*.
Brandverzekering
Een brandverzekering (= gebouwen- en glasverzekering en inventaris- en goederenverzekering) omvat doorgaans niet alleen brandschade, maar ook schade als gevolg van storm, water en inbraak.
Computerverzekering
Een uitgebreide computerverzekering dekt de directe schade, extra kosten en dataverlies als gevolg van bijvoorbeeld diefstal, verkeerde bediening van de apparatuur, eigen gebrek en virussen.
Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering *
Het zakelijk equivalent van de particuliere WA-verzekering. Normaal gesproken dekt de verzekering aan derden toegebrachte schade door de werknemers, producten, productiemiddelen en gebouwen.
Beroepsaansprakelijkheidsverzekering *
Deze verzekering voorziet in een dekking voor fouten en nalatigheden in de bedrijfsuitoefening.
Productaansprakelijkheidsverzekering
Producenten zijn aansprakelijk voor schade veroorzaakt door hen in het verkeer gebrachte artikelen. Een producent kan, als er een ontwerpfout gemaakt is, op zijn beurt bij de ontwerper aankloppen.
Autoverzekering
Als je in het bezit bent van een auto is de WA-verzekering verplicht. Daarnaast kun je de verzekering uitbreiden voor schade aan je eigen voertuig, zoals de all-risks verzekering en de cascodekking en met een ongevallenverzekering voor inzittenden.
Transportverzekering
Soms van belang, denk bijvoorbeeld aan tentoonstellingsmateriaal.
Zorgverzekering *
Met betrekking tot een aantal verzekeringen heeft de BNO een (kortings)afspraak gemaakt met verzekeraars, waarvan leden gebruik kunnen maken. Achter die verzekeringen staat een sterretje*
Ziekengeldverzekering *
Van belang voor degenen die werknemers hebben, omdat zij zieke werknemers wettelijk verplicht zijn minimaal 70% van het salaris door te betalen.
Inkomensverzekeringen *
De wensen en behoeften die bepalend zijn voor de inkomensverzekeringen kunnen uiteenlopen. Vaak wordt een combinatie gezocht tussen een arbeidsongeschiktheidsverzekering en een pensioen of een lijfrente.
Moet ik betalen voor muziek op de werkplek (SENA)?
De Stichting Sena (Stichting ter Exploitatie van Naburige Rechten) incasseert vergoedingen voor de uitvoerende artiesten en producenten. Deze vergoeding is wettelijk verschuldigd zodra muziek in het openbaar ten gehore wordt gebracht. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om muziek via de radio of van (zelf aangeschafte) CD's.
Navraag bij Sena leert dat als vuistregel voor 'in het openbaar ten gehore brengen' geldt dat er drie of meer personen naar de muziek kunnen luisteren. Werk je dus met minder dan drie personen, of werk je met een walkman op, dan kun je op het formulier aangeven dat er binnen je bedrijf geen muziek ten gehore wordt gebracht.
De BNO heeft geen collectieve regeling met Sena afgesloten. Ondernemers dienen zelf opgave te doen, ook degenen die geen formulier toegestuurd gekregen hebben! Voor meer informatie kijk op de website van www.sena.nl>Sena of bel hun speciale telefoonnummer (070-4528408).
Moet ik betalen voor het maken van kopieën op de werkplek (St. Reprorecht)?
Ondernemingen zijn sinds 2003 verplicht een vergoeding te betalen voor het kopiëren van auteursrechtelijk beschermd materiaal. De Stichting Reprorecht is de instantie die de vergoedingen incasseert.
Nadat in eerste instantie absurd hoge rekeningen werden verstuurd, is in maart 2004 na overleg tussen de Stichting Reprorecht en verschillende brancheorganisaties een regeling tot stand gekomen, waarbij vaste vergoedingen in rekening worden gebracht op basis van de omvang van de onderneming en indeling in een bepaalde branche.
Indien een onderneming of de Stichting aannemelijk maakt dat het aantal kopieën niet in verhouding staat tot de categorie waarin een onderneming is ingedeeld, kan een individuele regeling getroffen worden.
Alleen als je onderneming verkeerd is ingedeeld of als er echt geen kopieerapparaat aanwezig is, is bezwaar maken mogelijk. Kijk hiervoor op de website van de Stichting Reprorecht, daar vind je de indeling, een toelichting wat onder 'kopieerapparaat' wordt verstaan en een link naar een bezwaar formulier. Mocht je daar niet uitkomen, neem dan contact op met de Stichting Reprorecht. Zie www.reprorecht.nl.
Moet ik algemene voorwaarden gebruiken?
Je moet niks. Je kunt in principe mondeling een afspraak maken met je opdrachtgever, en daarmee basta. Maar het is wel verstandig om voorwaarden te gebruiken, en om een schriftelijke overeenkomst (ondertekende offerte) te sluiten voor je met de opdracht begint.
In de algemene voorwaarden regel je alle zaken die je niet expliciet in de offerte hebt opgenomen. Daarbij kun je denken aan betalingsregelingen, aansprakelijkheid en auteursrechtelijke afspraken.
Algemene voorwaarden gelden overigens alleen wanneer ze mee worden gestuurd met de offerte. Ernaar verwijzen in de offerte of op het briefpapier is in principe onvoldoende.
De BNO heeft eigen algemene voorwaarden, die door de leden kunnen worden gebruikt. Ze kunnen worden gedownload via deze website Algemene Voorwaarden). Niet-leden kunnen hun eigen voorwaarden wel baseren op die van de BNO, maar er geen rechtstreeks gebruik van maken, en er niet naar verwijzen. Bij de Kamer van Koophandel is het ook mogelijk om voorwaarden te bestellen voor eigen gebruik.
Wat is een geheimhoudingsverklaring?
Ideeën en concepten zijn auteursrechtelijk niet beschermd. Het uitgangspunt van een geheimhoudingsverklaring is dat voorafgaand aan het presenteren van een idee/concept de potentiële klant geheimhouding garandeert. Daarbij gaat het doorgaans om de garantie dat de klant het idee of concept niet zonder toestemming van de ontwerper zal gebruiken.
Als een ontwerper op eigen initiatief (dus niet in opdracht) een klant benadert, kan het verstandig zijn om een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen. Leden kunnen bij de BNO een concept-geheimhoudingsovereenkomst opvragen.
Hoe bereken ik mijn honorarium?
Veel beginnende ontwerpers vinden het lastig om de hoogte van het honorarium te bepalen. Je wilt niet te veel vragen en ook niet te weinig. Vragen over je honorarium krijg je bijna altijd, wees dus voorbereid. De meest gebruikte formule voor het berekenen van je honorarium is het aantal uren te vermenigvuldigen met je uurtarief.
Er is geen standaard-honorarium en er zijn geen standaard-uurtarieven. Een uurtarief is vaak afhankelijk van je opleidingsniveau, portfolio, werkervaring, stages, aard van de opdrachtgever, etc. Indien de opdrachtgever de opdracht tussentijds wil aanpassen laat hem dan direct weten welke gevolgen dit heeft voor het honorarium.
Kan ik voor een opdracht ook betaald worden door middel van royalty's?
Betaald worden door middel van royalties, betekent dat de ontwerper risico draagt wat betreft de mate van succes van een bepaald product. Met name industrieel ontwerpers en kinderboek-illustratoren bedienen zich vaker van deze constructie.
Een royalty vindt vaak plaats in de vorm van een percentage van de verkoopprijs, bijvoorbeeld 10%. De BNO raadt (zeker in opdrachtsituaties) aan om naast royalties altijd een vast bedrag af te spreken. Dat kan een honorarium zijn of een niet-terugvorderbaar voorschot.
Welk royaltypercentage kan ik vragen?
Bij het verstrekken van een licentie of een overdracht van rechten kan in plaats van een eenmalige vergoeding ook een royaltyvergoeding overeengekomen worden. Dit is vaak het geval wanneer het succes van het product nog niet zeker is.
De royaltyvergoeding bestaat vaak uit een niet-terugvorderbaar voorschot en een percentage van de opbrengst van de verkoop per product. Zowel het percentage als het bedrag waarover het percentage wordt berekend is het resultaat van onderhandelingen met de licentienemer/producent.
Er zijn geen standaard-percentages. Deze kunnen afhangen van verschillende factoren, zoals de verwachtingen ten aanzien van de productiekosten of investeringen, de afzetperiode en -gebieden, de verkoopprijs en te verkopen aantallen.
Het bedrag waarover de royaltyvergoeding wordt berekend kan ook verschillen, bijvoorbeeld de prijs-af-fabriek, de consumentenverkoopprijs of een vast bedrag. BNO-leden kunnen gebruik maken van een voorbeeld royaltyovereenkomst.
In hoeverre is een ontwerper gebonden aan de briefing van een opdrachtgever?
Een interessante vraag, omdat menig ontwerper het als zijn verantwoordelijkheid ziet om de opdrachtgever ‘verder’ te laten kijken dan de briefing. De gedachte daarbij is dat de ontwerper vanuit zijn expertise opossingen kan aandragen waar de opdrachtgever zelf niet aan zou denken.
In die zin kan het inderdaad heel zinvol zijn als de ontwerper buiten de briefing om voorstellen doet. Toch dient een ontwerper zich te realiseren dat de briefing niet zomaar terzijde geschoven kan worden. Hiermee doel ik niet zozeer op de mogelijke (en zeker niet denkbeeldige!) irritaties bij de opdrachtgever. Veelal worden vooral de juridische consequenties onderschat.
Normaal gesproken is de briefing immers een onderdeel van de opdracht. Als de ontwerper nu allerlei zelfstandige voorstellen doet, waarna de opdrachtgever te kennen geeft de briefing toch te willen volgen, dan is de opdrachtgever strikt genomen niet gehouden de uren van de ontwerper te voldoen. Doet een ontwerper dus voorstellen die buiten de briefing om gaan, dan doet hij dat voor eigen risico.
Moet meerwerk bij een opdracht altijd worden betaald?
Het komt regelmatig voor dat een ontwerper bij een opdracht veel meer werk dient te verrichten dan vooraf is voorzien. Dat kan verschillende oorzaken hebben. De opdrachtgever kan andere wensen hebben gekregen of materiaal veel te laat hebben aangeleverd.
Ook kan de opdrachtgever veel meer presentaties verlangen dan ‘normaal’ is in zo’n situatie. Aan de andere kant komt het ook vaak voor dat een ontwerper gewoon veel meer tijd in een opdracht steekt, omdat hij het vooraf verkeerd heeft ingeschat.
De basisregel in dit soort situaties is dat degene die er verantwoordelijk voor is dat er meer werk moet worden verricht, ook de kosten voor het meerwerk moet dragen. Als ontwerper dient men, als men voorziet dat er meerwerk voor rekening van de opdrachtgever aankomt, de opdrachtgever hiervan wel op de hoogte te brengen.
Spreek ook goed af wat precies de bedoeling is van een opdracht en hoeveel besprekingen/presentaties er aan een opdracht zijn verbonden.
Hoe voorkom ik misverstanden over kleurenproeven met de opdrachtgever?
Je kunt met de opdrachtgever afspreken dat hij de laatste modellen, prototypes of proeven van het ontwerp zal controleren en goedkeuren, voordat tot productie, verveelvoudiging of openbaarmaking wordt overgegaan.
In de BNO-leveringsvoorwaarden is dit expliciet opgenomen. Het is wel belangrijk dat de opdrachtgever weet waar hij zijn goedkeuring aan verleent. Daarom is het verstandig op de print zelf de volgende tekst toe te voegen: 'De afgebeelde kleuren gelden als indicatie en kunnen afwijken van de kleuren in het (eind)resultaat. Aan dit voorbeeld kunnen geen rechten worden ontleend.'
Zijn mondelinge afspraken met klanten geldig?
In beginsel zijn mondelinge afspraken net zo bindend als overeenkomsten die op schrift zijn gesteld. Wel zijn mondelinge afspraken vaak moeilijker te bewijzen en is de kans op misverstanden groter.
Het verdient dan ook aanbeveling om afspraken schriftelijk vast te leggen, zeker als het om relevante bedragen gaat. In hoeverre een bedrag relevant is, hangt af van de specifieke omstandigheden. Voor een beginnend ontwerper kan 500 euro een aanzienlijk bedrag zijn, terwijl dit voor een groter bureau veel minder relevant is.
Let er wel op dat in sommige contracten is opgenomen dat slechts schriftelijk van de afspraken kan worden afgeweken. In die gevallen is het natuurlijk verstandig om afwijkingen op de overeenkomst wel schriftelijk vast te leggen.
Wat kan ik doen als een klant niet betaalt?
Hoe goed je je zaken ook regelt, de kans is groot dat je een keer stuit op een wanbetaler. Het hangt van de situatie af wat de beste benadering is. Eerst zou men de klant moeten benaderen, waarbij de toon gaandeweg wat dwingender kan worden. Als men te maken heeft met een ‘echte’ wanbetaler, dan kan men kiezen tussen een incassobureau, deurwaarden of advocaat. Een incassobureau is vaak niet geschikt voor ontwerpers, omdat hun vorderingen vaak niet standaard zijn en incassobureaus zaken juist standaard afhandelen.
Heeft men een ‘simpele’ vordering, dan kan men het beste gewoon een deurwaarder uit de buurt nemen. Een deurwaarder kan goed zijn voor een kleinere vordering, maar de deskundigheid m.b.t. het auteursrecht en andere specifieke problemen van de ontwerpbranche laat vaak te wensen over. Voor ingewikkeldere of grotere vorderingen kan beter een advocaat in de arm genomen worden.
Waar of hoe vind ik een goede boekhouder?
De BNO heeft geen database van geschikte boekhouders en accountants. Dat zou gezien de spreiding van onze leden over heel Nederland geen doen zijn. Ons advies luidt om allereerst in eigen (professionele) kring te informeren naar goede ervaringen. Levert dat niets op, handel dan als volgt: Maak een checklist van zaken die je van je boekhouder / administratiekantoor verwacht. Daarop moeten tenminste de volgende zaken:
• opstellen jaarstukken
• aangifte Inkomsten belasting
• verwerken administratie in boekhouding
• vraagstukken BTW
• motivatie
• prijsstelling
• serviceniveau
• transparantie
Vraag daarbij een prijsindicatie voor de vaste jaarlijkse componenten die jij gaat afnemen (met +/- 10% marge) en de condities voor meerwerk. Stuur of mail deze checklist aan aanbieders van deze dienst in de buurt van je werkplek. Op basis van de reacties die je terugkrijgt kun je met een paar gegadigden gaan praten.
Maak je keuze op basis van de meest gunstige combinatie van prijs en kwaliteit van de dienstverlening. Belangrijk: beding dat jouw administratie jouw eigendom is waarover je op elk door jou gewenst moment kan beschikken. En ga in beginsel geen lange termijn verbintenissen aan.
© 2013 Gemaakt door Hjarald Agnes / Founder.
